Как провести кадровый аудит в организации?

Кадровый аудит предусматривает комплексные мероприятия, цель которых – проанализировать и выявить несоответствия ведения учёта кадров на предприятии внутренним нормам компании и требованиям, прописанным на законодательном уровне. Разные виды кадрового аудита позволяют объективно оценить имеющиеся риски и решить те или иные спорные вопросы. Они:

• Позволяют обнаружить ошибки кадрового учёта;
• Систематизируют недочёты и выявляют структурные нарушения;
• Снижают риски возникновения трудовых споров;
• Позволяют усовершенствовать кадровую политику организации и механизмы её работы.

В процессе происходит проверка как отдельных документов, так и всей системы кадрового делопроизводства в целом.

Оптимально – регулярно. Что касается срочного, то его необходимость определяет руководитель компании с учётом ситуации на данный момент. Аудит необходим при:

• Назначении на пост руководителя предприятия нового человека;
• Назначении на пост руководителя отдела кадров нового человека;
• Подготовке к плановой проверке государственной инспекцией по труду;
• Высоком риске внеплановой проверки;
• После того, как в законодательство были внесены изменения.

Как уже упоминалось, лучше всего привлекать для проведения аудита по кадрам сотрудников специализированной компании, которые правильно организуют её от «А» до «Я». По её результатам они составят отчёт, в котором опишут все обнаруженные ошибки, а также предоставят практические рекомендации по их устранению. Данная услуга обходится недёшево, поэтому нередко руководство предпочитает проводить соответствующие мероприятия своими силами. Как правильно организовать их, чтобы они были по-настоящему эффективны?

Этап №1: Приказ о внутреннем аудите

Законодательство не регламентирует данный этап, поэтому приказ можно издать в произвольной форме. Достаточно обозначить в нём:

• Цель проведения;
• Ответственное лицо/лица;
• Сроки проведения.

Этап №2: Проверка наличия обязательных документов по кадровому производству

Это необходимо сделать в первую очередь для того, чтобы исключить риск крупных штрафов, которые могут выписать за отсутствие даже одного трудового договора, соглашения, положения из перечня обязательных. По этой причине нужно сначала его составить, затем – проверить, после чего – восполнить теми документами, которые отсутствуют. Их можно разделить на две категории:

• Те, которые безусловно обязательны и должны быть в наличии на любом предприятии без исключения. Они прописаны в трудовом законодательстве, а также включают в себя приказы по основному виду деятельности компании и личному составу;
• Те, которые обязательны при определённых условиях, в частности – график смен (если они имеются) или приказы о начислении премий, положения о неразглашении коммерческой тайны или списки специалистов, рабочий день которых не нормирован, прочее.

Перечень безусловно-обязательной документации:

• Внутренний трудовой распорядок;
• Инструкции по охране труда на предприятии;
• Штатное расписание;
• Положение о защите персональных данных;
• Трудовые контракты с сотрудниками;
• График отпусков сотрудников;
• Трудовые книжки и личные карточки сотрудников;
• Табели учёта рабочего времени;
• Положение об оплате труда;
• Книга учёта трудовых книжек, их вкладышей и бланков.

Должностные инструкции считаются обязательными при определённых условиях, однако представители государственной инспекции по труду почти всегда запрашивают их во время проверки. По этой причине рекомендуется включать в пакет обязательной документации и их.

Этап №3: Проверка обязательных документов на правильность оформления

Тщательному анализу нужно подвергнуть документацию, которая хранится в отделе кадров, проверив правильность её оформления. Внимание нужно обратить на условия, прописанные в договорах и соглашениях, на предмет ухудшения ими положения штата в противовес нормам, прописанным в трудовом законодательстве. Помимо этого, следует проверить:

• Актуальность графика отпусков;
• Наличие подписей сотрудников на документах;
• Корректность заполнения личных карточек;
• Корректность заполнения трудовых книжек;
• Актуальность представленных данных;
• Наличие прошивки и нумерации журналов регистрации;
• Наличие пломбы на книге учёта бланков трудовых книжек.

Этап №4: Составление отчёта по результатам проведённых работ

В нём нужно перечислить все обнаруженные ошибки и определить состояние кадрового учёта, а также риски, которые имеются. Следующий шаг – разработка рекомендаций, которые помогут эти риски устранить. В отчёте можно описать результаты аудита документов по каждому сотруднику, а также результаты по проверке обязательных документов.

Этап №5: Оформление недостающей документации

Для его выполнения следует назначить ответственных исполнителей и определить чёткие сроки, чтобы иметь возможность проконтролировать процесс.

1. 1     Отсутствие графика отпусков или его некорректное оформление;
2. 2     Отсутствие результатов проверки ответственных лиц на уровень квалификации;
3. 3     Некорректное заполнение трудовых книжек (отсутствие данных о переводах, приёме на работу, прочем);
4. 4     Некорректное заполнение трудовых договоров (нет информации о сотруднике, условия сотрудничества с ним, даты выплаты заработной платы);
5. 5     Отсутствие должностных инструкций, на которые имеются отсылки в трудовых договорах;
6. 6     Отсутствие штатного расписания, или же оно не прошло процедуру утверждения или устарело;
7. 7     Отсутствие табелей учёта рабочего времени;
8. 8     Отсутствие книг регистрации документации;
9. 9     Некорректность или отсутствие информации в личных карточках сотрудников.

Хотите быть уверены в том, что кадровый аудит будет проведен правильно и выявит все имеющиеся ошибки? Запишитесь на бесплатную консультацию к юристам «АИП»:  +7 (495) 106‑88‑97.