Как подготовиться к выездной налоговой проверке?

Налоговая проверка – один из способов контроля за соблюдением законодательных актов о выполнении предприятием своих налоговых обязательств. Их цель – определить корректность исчисления и своевременность уплаты налогов и сборов. В процессе налоговые инспекторы определяют, имеется ли у налогоплательщика задолженность перед государством, и устанавливают факты незаконного снижения налоговой базы, если они есть. Налоговые проверки применяют как для юридических лиц, так и для индивидуальных предпринимателей. Принято выделять два вида налоговых проверок: камеральные и выездные.

Камеральная налоговая проверка

В отличие от выездной, камеральную проверку проводят в налоговой инспекции. В процессе налогоплательщик должен предоставить инспектору копии документов, которые тот запросил. Происходит это в отчётный период и касается определённого налога в соответствии с предоставленными компанией декларациями. Обычно такая проверка длится не более трёх месяцев, а если речь касается отчётности по налогу на добавленную стоимость – двух.

К налоговой проверке, проводимой в ФНС, не нужно готовиться: для неё не нужно специального согласования с руководителем контролирующего органа. Она начинается после того, как была сдана декларация, и направлена на выявление:

• выявление неточностей и нестыковок в отчётности;
• несвоевременного отражения хозяйственных операций;
• выполнения налоговых обязательств;
• ошибок при заполнении деклараций.

Если они имеют место быть, инспектор доначислит сумму, которая не была выплачена своевременно, а также выставит штрафные санкции и пени.

Выездная налоговая проверка

В соответствии со статьёй 89 Налогового кодекса Российской Федерации, в отличие от камеральной, выездная налоговая проверка осуществляется в стенах компании и даёт проверяющим широчайшие возможности. Если же она не имеет помещения, которое она могла бы предоставить, процедура может проводиться в налоговой.

Её продолжительность не может превышать двух месяцев, но возможна пролонгация до четырёх и даже до шести, если на то имеются основания. Такая проверка может охватывать не более трёх лет, предшествующих году, когда было вынесено решение о её проведении. В процессе инспектор контролирует:

• выполнение компанией обязательств, отражённых в контрактах;
• соблюдение внутренних протоколов и приказов;
• качество кассовой дисциплины;
• начисление налога на доход физических лиц с зарплаты сотрудников;
• учётную политику по доходам и расходам;
• экономическую обоснованность хозяйственных операций.

Вышеперечисленное говорит о том, что, по сути, он проверяет всю деятельность налогоплательщика за определённый период. Не удивительно, что вопрос о том, как подготовиться к налоговой проверке, актуален для любой компании, которой «светит» эта процедура. В зависимости от целей проведения выездная проверка может быть нескольких видов, а именно:

• комплексная – охватывает всю хозяйственную и финансовую деятельность предприятия за определённый период времени;
• контрольная (повторная) – проводится если первая проверка не была качественной и осуществляется вышестоящей налоговой службой;
• тематическая – направлена на контроль корректности исчисления и уплаты определённого налога при выявлении соответствующих нарушений;
• целевая – направлена на проверку определённых взаиморасчётов между покупателем и продавцом, операций импорта/экспорта, а также правомерности использования налоговых льгот.

Вопросом о том, что такое подготовка документов к налоговым проверкам, задаются бухгалтеры любой компании… Тем не менее, стоит понимать, что их не проводят сплошным методом. В соответствии с Приказом ФНС РФ от 30.05.07 №ММ3-6/333@, принято выделять двенадцать критериев налоговых рисков, согласно которым подбирают кандидатов для них. В процессе представители налоговой изучают информацию о деятельности предприятия и по её результатам включают или не включают его в план выездной проверки.

Критерии, по которым осуществляется подбор кандидатов, представлены следующим:

• Более низкая, чем в среднем по отрасли, налоговая база юридического лица или индивидуального предпринимателя;
• Работа предприятия в убыток в течение 2-ух и более календарных лет;
• Скорость увеличения расходов от продажи товаров или услуг выше скорости роста доходов;
• В течение двенадцати месяцев суммы вычетов по налогу на добавленную стоимость в отчётности составляют или превышают 89% от суммы налога, начисленного с налоговой базы;
• Расходы компании за двенадцать месяцев максимально приближены к сумме дохода;
• Она сотрудничает с контрагентами (посредниками или перекупщиками) без наличия на то разумных экономических или других причин;
• Размер заработной платы, которую она выплачивает своим сотрудникам, ниже среднего в отрасли;
• Она два и более раз с момента регистрации снималась и была поставлена на учёт из-за изменения местонахождения (так называемая миграция между налоговыми инспекциями);
• Приближение к предельному значению (менее 5%) установленных Налоговым Кодексом величин показателей, которые дают право использовать специальные режимы налогообложения два и более раз за год;
• Отказ от предоставления документации или пояснений на запросы налоговиков касательно несоответствия показателей хозяйственной деятельности;
• Существенное снижение рентабельности (от 10%) по сведениям бухгалтерского учёта от уровня рентабельности в средней по отрасли, в которой работает фирма;
• Высокие налоговые риски, в частности – сотрудничество с сомнительными предприятиями, несвоевременное выполнение налоговых обязательств перед государством, юридический адрес по месту массовой регистрации.

Оценка налоговых рисков при назначении выездной проверки осуществляется в соответствии с Письмом Министерства Финансов №03-02-07/1/74372, в котором особое внимание уделяют отсутствию сведений о:

• прохождении процедуры государственной регистрации контрагента в ЕГРЮЛ;
• наличии у представителя контрагента документов, подтверждающих его личность и полномочия;
• местонахождении контрагента и его производственных, складских или торговых помещений.

Вышеперечисленное говорит о высокой степени риска и является путём к квалификации таких контрагентов как проблемных, а сделок с ним – как сомнительных. Если в вашем списке контрагентов имеются такие, подготовки к налоговой проверке, равно как и самой проверки, не избежать. На официальном сайте налоговой службы представлены сведения, которые позволяют оценить риски при сотрудничестве с тем или иным контрагентом.

Перед выездом на объект налоговые инспекторы предоставляют решение о проведении налоговой проверки налогоплательщику. Сроки, в которые это происходит, на законодательном уровне не прописаны, поэтому нередко решение вручают представителю компании, после чего – сразу же приступают к проведению соответствующих мероприятий.

В решении всегда прописывают периоды, которые будет охватывать проверка, а также налоги, которых она будет касаться, поэтому нужно ориентироваться на этот документ. Налоговый инспектор не имеет право запрашивать документацию, которая не относится к прописанному периоду и налогам. Если сведений, получаемых из документов, инспектору недостаточно, он может выбрать путь осмотра помещений, допроса сотрудников или проведения инвентаризации. Итак, каким же образом можно подготовиться к проведению выездной проверки?

Шаг №1. Изучение положений Налогового Кодекса

В первую очередь руководящему составу и ответственным лицам нужно изучить положения НК РФ, в частности – статьи 21 и 23, в которых прописаны права и обязанности налогоплательщика, а также – 31 и 32, в которых обозначены права и обязанности представителей налоговой инспекции. Владея подобной информацией, можно исключить нарушения со стороны инспекторов, а также чувствовать себя более уверенно в процессе.

Шаг №2. Подготовка документов для налоговой проверки

Оптимально провести их инвентаризацию и определить, все ли документы имеются в наличии. В частности, нужно убедиться в том, есть ли в компании оригиналы:

• учредительных документов;
• свидетельств о постановке компании на учёт в ФНС и фондах;
• разрешительной документации (если компания работает в сфере где нужно лицензирование или аккредитация);
• правоустанавливающих документов на собственность предприятия;
• постановлений об избрании или назначении на должности генерального директора или главного бухгалтера.

После этого нужно проверить наличие документа об учётной политике, соответствие последней законодательным нормам и принципам ведения налогового учёта на предприятии. Помимо этого, потребуются договоры с контрагентами. Если в компании не используют электронный документооборот, вся документация должна быть представлена на бумажном носителе.

При подготовке документов к налоговой проверке нужно уделить внимание наличию подписей от руки на первичных. Факсимиле не может подтверждать расходы и вычеты в документации – её нужно заменить на соответствующие документы с личной подписью. Правильным решением станет проверка актов и накладных на предмет:

• правильности и полноты их заполнения;
• наличия на них печатей и подписей уполномоченных лиц;
• соответствия экземплярам контрагента;
• наличия сквозной нумерации.

Правильным решением станет извещение контрагентов о проведении выездной налоговой проверки на вашем предприятии и сверки данных учётов и наличия документации. Особого внимания потребуют книги покупок и продаж, а также счетов-фактур, зарегистрированных в них. Важно, чтобы:

• они имелись в наличии;
• в них не было ошибок;
• они были полностью заполнены;
• сведения в них совпадали с предоставленными в налоговых декларациях;
• они были подписаны уполномоченными лицами.

На очереди – проверка расходных документов, которые были приняты к налоговому учёту, на предмет их соответствия требованиям законодательных норм относительно первичных учётных документов, а также – достаточности в плане подтверждения понесённых расходов. После этого нужно провести кадровый аудит, для того чтобы проверить наличие и корректность составления следующих документов:

• трудовые договоры с сотрудниками;
• приказы о назначении/увольнении;
• внутренние нормативные акты;
• сроки действия коллективного договора.

Вышеперечисленное позволит бухгалтеру обосновать затраты на оплату труда. Если ФНС требует предоставить копии документов, нужно правильно их заверить. В наличии должен быть:

• оттиск штампа «Копия верна» или подпись об этом, сделанная от руки;
• подпись руководителя или лица, представляющего его по доверенности;
• мокрая печать;
• дата, когда документ был заверен.

Согласно статье 94 Налогового Кодекса, оригиналы документов могут быть предоставлены исключительно для ознакомления и не подлежат изъятию без постановления о выемке.

Шаг №3. Контрагенты и их проверка

Несмотря на то, что обязанность проверять контрагента на законодательном уровне не прописана, статья 54.1 НК РФ обязует проявлять осмотрительность. Этот добровольный акт необходим для уверенности в том, что вы сотрудничаете с добросовестной компанией, которая ведёт реальную деятельность и договор с которой не станет причиной повышения налоговых рисков.

Проверять контрагентов нужно по тому же алгоритму, по которому это будет делать представитель налоговой, то есть уделяя особое внимание реальности сделки, прописанной в договоре или первичных документах. Чаще всего отказы в применении вычетов по налогу на добавленную стоимость и учёте затрат в составе расходов при расчёте налога на прибыль происходят из-за неблагонадёжности контрагентов.

Это значит, что собирать документы, которые подтверждают осмотрительность при выборе поставщиков или подрядчиков, нужно постоянно, ведь непосредственно перед проведением проверки сделать это будет очень непросто. К основным нарушениям инспекторы налоговой относят покупку продукции и услуг у так называемых однодневок. Для того чтобы исключить подобные риски, нужно иметь под рукой пакет соответствующей документации.

Какую именно информацию нужно собрать?

• наличие записи о компании в ЕГРЮЛ;
• отсутствие/наличие у неё налоговой задолженности;
• предоставление контрагентом отчётности в ФНС;
• является ли компания действующей;
• участвовала ли она ранее или участвует сейчас в судебном производстве;
• имеются ли у неё долги по исполнительным документам.

Для этого достаточно посетить официальный сайт ФНС, сервисы «Клерк» или «Прозрачный бизнес». Если сделка крупная, можно получить выписку о компании из ЕГРЮЛ в электронном или бумажном формате. Кроме того, можно запросить соответствующе заверенные копии:

• уставных документов;
• свидетельств о регистрации в ФНС;
• решения о назначении директора, 2-ой и 3-ей станиц его паспорта;
• последней бухгалтерской отчётности.

Также можно получить годовой отчёт предприятия, обратившись в Росстат. Что касается паспорта руководителя, то его можно проверить зайдя на официальный сайт МВД. Таким образом можно составить досье на каждого контрагента.

Шаг №4. Подтверждение экономической обоснованности сделок

В соответствии с пунктом 2 статьи 54.1 НК РФ, для того чтобы подтвердить экономическую обоснованность той или иной проведённой сделки, налоговикам нужно предоставить пакет первичной документации по ней, а также ряд других документов. Последние должны говорить о том, что компания провела мероприятия должной осмотрительности в отношении контрагента. Это может быть деловая переписка, свидетельства личных встреч, получение из открытых источников документов, перечисленных в предыдущем пункте. Их нужно хранить в течение всего периода времени, когда они могут быть запрошены налоговиками.

В соответствии с пунктом 2 статьи 54.1 НК РФ налогоплательщик имеет право на уменьшение налоговой базы или сумм налогового обязательства, если соблюдены два условия:

• Ключевая цель сделки не заключается в неуплате или неполной уплате и/или зачёте суммы налоговых обязательств;
• Обязательство по сделке было исполнено лицом, которое является одной из сторон договора, заключённого с налогоплательщиком или лицом, которому оно было передано в соответствии с законодательными нормами или договором.

Во время проведения выездной налоговой проверки представители ФНС могут засомневаться в реальности той или иной сделки или её исполнении контрагентом. Это – причина для отказа в понесённых расходах по налогу на прибыль и вычетах по налогу на добавленную стоимость. При вынесении подобного решения инспекторы рассматривают документацию в совокупности или взаимосвязи, учитывая внутренние противоречия и расхождения между ними.

Если вашей компании отказали в расходах или вычетах, нужно помимо общего комплекта первичной документации, которая подтверждает сделку, предоставить доказательства о принятии мер должной осмотрительности. Перечня подобной документации, утверждённого на законодательном уровне, не существует… Тем не менее, очевидно, что государственная регистрация контрагента не может быть доказательством того, что он реально ведёт хозяйственную деятельность.

В свою очередь, это значит, что информации о его государственной регистрации будет недостаточно. Несмотря на то, что именно представители ФНС обязаны доказывать налоговое правонарушение, налогоплательщику приходится прикладывать усилия к тому, чтобы обосновать свой выбор. В данном вопросе нужно руководствоваться целым рядом факторов, как то:

• деловая репутация;
• платёжная способность;
• наличие у контрагента производственных мощностей, оборудования или торговых площадей;
• наличие у контрагента штата соответствующей квалификации;
• его способность выполнить свои обязательства перед второй стороной договора.

Важно, чтобы в момент заключения договора сделка была экономически обоснована, и налогоплательщик мог это доказать. Данное значит, что при заключении контрактов с новыми партнёрами нужно затребовать у них целый пакет документов, а также посетить их офисы и склады, использовав таким образом все имеющиеся возможности для их проверки. Доказательствами способности контрагента выполнить свои обязательства являются его расходы на логистику, сертификацию товаров, аренду площадей, транспорт, прочее – в зависимости от особенностей деятельности.

Шаг №5. Подготовка помещения/помещений для проведения выездной налоговой проверки

Место, где будет проводиться проверка, нужно определить заранее. Если это территория налогоплательщика, то ему нужно подготовить помещение для проверяющих. Оптимально если оно будет изолировано: так представитель налоговой не сможет свободно общаться с сотрудниками или проверять другие помещения. Необходимо ограничить ему доступ к документации, которая не имеет никакого отношения к проводимым мероприятиям.

Это важно, поскольку все вышеописанные мероприятия должны проводиться в соответствии с законодательными нормами. Для того чтобы понять, каким образом правильно подготовить помещение для инспекторов, нужно ознакомиться с пунктом 13 статьи 89 и статьёй 91 НК РФ. Поскольку они имеют право доступа на территорию и в помещения проверяемой компании, нужно позаботиться о том, чтобы там была лишь та документация и собственность, присутствие которых имеет юридические и логические обоснования при том или ином виде деятельности.

Всё остальное рекомендуется убрать из офисов, складских и производственных помещений. То же самое следует сделать с образцами продукции, печатями или штампами, а также рабочими местами сотрудников, которые работают в других компаниях, включая и те, которые входят в один холдинг. Законодательные нормы предусматривают возможность проведения выездной проверки непосредственно в налоговой инспекции, но, чтобы это стало возможным, нужно обосновать причины для этого.

Если выездная налоговая проверка проводится на территории налогоплательщика, рекомендуется выделить сотрудника бухгалтерии, который будет находиться в одном кабинете и проверяющими и сможет приносить в кабинет необходимые документы, а также обеспечивать сообщение с персоналом компании.

Шаг №6. Инструкции персоналу

Правильная подготовка сотрудников штата играет важную роль. Правильное решение – исключить свободное общение между ними и налоговиками, доверив это одному или нескольким специально подготовленным специалистам, которые располагают соответствующими знаниями в сфере налогов и юриспруденции, а также – практическим опытом прохождения подобных проверок. При этом нужно помнить, что инспекторы имеют право на вызов и допрос свидетелей.

В этом случае важно, чтобы:

• показания сотрудников не противоречили друг друга и сведениям, которые содержатся в документации;
• персонал знал, когда можно отказаться от дачи показаний, а когда – отказаться от пояснений.

Ответы на вопросы должны быть чёткими, краткими и прямыми, не содержащими домыслов и двусмысленностей.

Согласно законодательным нормам, Налоговая служба не имеет права проводить выездные проверки компаний:

• которые работают на налоговом мониторинге. Последний является одной из форм налогового контроля, предназначенным для крупных предприятий и предусматривающим тесное взаимодействие с налоговиками в режиме реального времени. Все они, за исключением случаев, описанных в п. 5.1 Налогового кодекса, не могут подвергаться выездным проверкам.
• которые работают в сфере ИТ и прошли соответствующую аккредитацию. Согласно Указа Президента №83, такие компании освобождены от проверок на ближайшие 2 года вплоть до 3-го марта 2025 года. В то же время существует ряд ситуаций, который позволяет обойти этот запрет при наличии мотивированного запроса вышестоящему руководству.
• единственный учредитель или собственник которых был мобилизован. Независимо от этапа, на котором пребывала проверка в период, когда это произошло, она должна была прекратиться, равно как имеется запрет на запуск новых.

Формально проверочные мероприятия не могут длиться более двух месяцев. В соответствии со статьёй 89 НК РФ, отсчёт этого периода стартует со дня, который следует за решением руководителя ФНС об их назначении. К сожалению, из-за того, что проверка может быть приостановлена на период запроса документации у партнёров компании-налогоплательщика, банковских организаций или других лиц, она может растянуться на куда больший период времени.

Паузу можно брать не более одного раза по каждому партнёру, а общий срок подобных пауз не может превышать девяти месяцев. В такие периоды налоговые инспекторы имеют право проводить осмотры на территории компании-налогоплательщика, давать ей запросы на предоставление документации, получать от неё пояснения и вызывать на допросы её сотрудников. В то же время они не имеют права вызывать на допросы других свидетелей или отправлять запросы третьим лицам.

Выездную налоговую проверку могут приостановить, если:

• нужно получить сведения от контрагента;
• необходима информация от зарубежных государственных органов;
• требуется мнение эксперта;
• нужно перевести на русский язык документацию, которая была предоставлена на иностранном языке.

Таким образом, проверка крупных компаний с большим документооборотом и числом контрагентов могут проверять в течение целого года.

Последний день проверки знаменателен составление инспектором справки по форме по КНД №1165010. С этого момента проверка считается официально завершённой. Потом, в течение двух последующих месяцев, инспектор должен составить Акт налоговой проверки, в котором он указывает:

• выявленные факты нарушения норм налогового законодательства (или обозначает их отсутствие);
• сумму доначислений в виде пени, недоимки и сроки её погашения.

Акт предоставляют налогоплательщику под его личную подпись. Если он не согласен с его положениями, он имеет право подать возражение по адресу налоговой инспекции, представитель которой составил акт. Это можно сделать в течение 30-ти дней со дня его получения.