Выемка документов при налоговой проверке: что это такое, как проводится, права и обязанности ФНС и налогоплательщиков

Выемка документов — это процедура изъятия представителями налогового органа документов (оригиналов или их копий), а также — иных предметов, которые имеют отношение к предмету проведения проверочных мероприятий. Она проводится в присутствии юрлица или его представителя и двух понятых, которые являются третьими лицами и никоим образом не заинтересованы в результате. Проведение процедуры должно быть зафиксировано в протоколе, а сама она может проводиться не только по месту регистрации предприятия, но и у его контрагентов.

Согласно законодательным нормам, основаниями для производства выемки считается:

• наличие у представителей ФНС оснований полагать, что документы, которые подтверждают факты допущенных налогоплательщиком правонарушений, могут быть им или по его наводке уничтожены/подменены/изменены/спрятаны;
• отказ налогоплательщика предоставлять запрошенную ФНС документацию, в том числе и в срок, определённый в запросе;
• необходимость проведения экспертных исследований документов (почерковедческая и иные виды экспертиз);
• то, что документы являются вещественным доказательством и должны быть приложены к материалам проверки.

Схема проведения процедуры согласно законодательным нормам — следующая:

1. предъявление инспекторами удостоверений и постановления;
2. разъяснение прав и обязанностей представителю налогоплательщика и предложение добровольно предоставить необходимые документы;
3. оглашение перечня требуемых документов/носителей, временного периода, контрагентов;
4. составление описи — нумерация изъятых документов и описательная часть (наименование, дата, том/лист, прочее);
5. копирование/клонирование электронных данных с фиксацией хэш-сумм, опечатывание;
6. составление протокола выемки, в котором должны быть прописаны участники процедуры, время и место, а также — замечания и приложения;
7. вручение налогоплательщику копий постановления/протокола/описи.

Налогоплательщику стоит знать, что помимо сбора доказательной базы налоговики используют выемку в качестве достаточно эффективного психологического приёма, помогающего жёстко надавить на налогоплательщика. Лица, которые должны присутствовать во время проведения процедуры:

• представитель налогоплательщика;
• понятые;
• эксперты в своих сферах, если в этом имеется необходимость.

Сами документы нумеруют, шнуруют, заверяют печатью юрлица. Проверяющие имеют право изымать оригиналы документов. В процессе с них должны быть сняты копии, которые заверяет инспектор ФНС, проводящий проверку, после чего их предоставляют налогоплательщику. Если же по той или иной причине снятие копий невозможно в ходе проверки, их снимают и предоставляют юрлицу в течение 5-ти дней после изъятия оригиналов.

Права представителей ФНС при проведении выемки — следующие:

• предложение о добровольном предоставлении документов или электронных носителей согласно перечню;
• проведение принудительной выемки с составлением описи и протокола при отказе налогоплательщика предоставить необходимое добровольно;
• осуществление поисковых мероприятий по месту для обнаружения местонахождения документов (офис, склад, архив) в рамках предмета проверки;
• копирование/опечатывание электронных носителей, создание зеркальных копий;
• вскрытие помещений/сейфов, в которых могут находиться запрошенные документы или электронные носители.

В последнем случае налоговики не имеют права повреждать запоры, замки, двери и иные предметы, если необходимость в этом отсутствует. К тому же, они не имеют права изымать:

• документы и предметы, которые не имеют отношения к предмету проверки;
• частную корреспонденцию и личные вещи сотрудников;
• рабочий сервер или ноутбук, которые являются единственными на предприятии и изъятие которых привело бы к блокировке работы компании;
• документы/переписку, которые составляют адвокатскую тайну.

Представители компании не имеют права препятствовать инспекторам, действующим в соответствии с постановлением. Они обязаны:

• предоставить доступ к документации или местам её хранения, но в разумных пределах, исключительно в рамках выемки;
• предоставить то, что определено в постановлении, или же — зафиксировать мотивированный отказ в письменном виде если требования инспекторов выходят за пределы проверки.

Что касается прав, то в первую очередь они заключаются в получении постановления и возможности его изучения, равно как и в проверке полномочий инспекторов ФНС и их удостоверений. Помимо этого, налогоплательщик имеет право:

• привлечь к проведению процедуры своего юриста или представителя (по доверенности);
• предоставить запрошенные документы или электронные носители на добровольных началах;
• изучить протокол и внести в него свои замечания, требуя точных формулировок в письменном виде;
• получить на руки копии постановления, протокола процедуры и описи, равно как и копии документов, которые были изъяты.

Любой юрист посоветует вести себя спокойно и не препятствовать законным действиям представителей налоговой инспекции, а также:

• требовать фиксировать каждое действие инспекторов в протоколе;
• отслеживать предметную связь, вроде «это не имеет отношения к предмету выемки, прошу отразить это в протоколе»;
• настаивать на копировании/создании образа информации вместо изъятия электронных носителей и оборудования;
• делать опись файлов/папок, фиксировать контрольные суммы, осуществлять запечатывание и маркировку;
• настаивать на создании копий изымаемых документов;
• требовать вносить все свои замечания по ходу процедуры в протокол.

По завершении процедуры рекомендуется:

• провести внутреннюю проверку исходя из документов, которые были изъяты, чтобы установить возможные суммы доначислений налога на прибыль/добавленную стоимость и иные риски;
• подготовить пояснения в Федеральную налоговую службу в случае если выемка была обусловлена теми или иными неясностями или непредоставлением документов по запросу;
• при нарушениях разработать и отправить жалобу на незаконные действия налоговиков;
• разработать и подать ходатайство о возврате оригиналов после их копирования в ФНС.

Что касается наиболее распространённых ошибок, то, как правило, они заключаются в отказе от участия юриста, в результате чего налоговики изымают лишнее. Кроме того, нередко налогоплательщик забывает или не знает о том, что имеет право вносить свои замечания в протокол, из-за чего обжаловать итоги проверки и выемки в результате гораздо сложнее.

Как уже упоминалось, данная процедура не может быть проведена без правильно оформленного постановления, подписанного руководителем/заместителем руководителя ФНС, а также — инспектором, который проводит проверку. Вдобавок, в нём должны быть определены причины выемки, которые называют «мотивировочной частью». Данные, которые должны в нём содержаться, — следующие:

• дата;
• ФИО и должность представителя ФНС, который оформляет постановление;
• название налогового органа;
• название юридического лица или индивидуального предпринимателя, у которого осуществляется выемка;
• его индивидуальный налоговый номер и код причины постановки налогоплательщика на учёт;
• причина, по которой планируется выемка;
• описание (допускается обобщённое) документов, которые планируются к выемке;
• ФИО и подпись лица, представляющего налогоплательщика, которому было вручено постановление, а также — дата события.

В последнем случае, если речь идёт о представителе, нужно зафиксировать название документа, на основании которого он осуществляет свои полномочия (доверенность). Говоря о причине выемки, определяемой в постановлении, следует сказать, что она должна быть достаточной, т. е. такой, которая содержит факты и обстоятельства, свидетельствующие о том, что в компании планируют уничтожить, заменить, изменить или скрыть документы.

В том случае, если налогоплательщик не желает проведения данной процедуры, не идёт на сотрудничество с налоговиками и отказывается передать документы/предметы на добровольных началах, оно происходит принудительно. При этом не практикуется перенос срока, протоколы разногласий или любые иные аналогичные инструменты. В процессе представители ФНС имеют право вскрывать помещения, в которых могут находиться соответствующие документы/предметы.

Делать подобное они должны аккуратно, исключая повреждения дверей, замков, прочего. Всё изъятое демонстрируют понятым и иным лицам, которые присутствуют при проведении процедуры. Вдобавок, их нумеруют, шнуруют, скрепляют. Если представитель компании отказывается ставить свою подпись и заверять печатью документы, соответствующую заметку об этом делают в протоколе. В описании документа/предмета, который был изъят, должны быть указаны следующие данные:

• полное название;
• количество изъятого;
• индивидуальные признаки документа/предмета;
• его стоимость (если можно определить).

Эту информацию отражают в протоколе и в описи, которую прилагают к нему.

Если по какой-либо причине документы/предметы, интересующие налоговиков, находятся/хранятся в помещениях где налогоплательщик проживает, процедура будет куда сложнее. Это обусловлено тем, что сделать подобное, даже при наличии постановления, они смогут исключительно с согласия налогоплательщика.

Как уже упоминалось, выемка документов возможна и у контрагента проверяемой компании, т. е. по фактическому месту его нахождения или адресу его регистрации. Подобный подход основан на отсутствии прямого указания в Налоговом кодексе на то, что процедура возможна только по последнему.

Следовательно, она доступна и там, где находятся его офисы, склады и производственные мощности. К тому же, согласно постановлению Арбитражного суда МО, выемка может быть проведена на территории не только непосредственно налогоплательщика, но и его контрагента. Для того чтобы это стало возможным, должна иметься информация, подтверждающая взаимозависимость этих предприятий. Чтобы процедура считалась законной, налоговики должны:

• принять решение о проведении выездной проверки;
• предоставить правильно оформленное постановление о выемке;
• высказать требование о добровольной передаче документов до их изъятия.

В противном случае при обжаловании суд признает действия представителей ФНС неправомерными и обязует их вернуть все изъятые документы и предметы. Впрочем, если налоговики предоставят доказательства того, что взаимная зависимость всё же имела место быть, она может стать подтверждением и участия в нелегальных схемах уклонения от уплаты налогов. Следовательно, риск уничтожения или подмены документов тоже мог быть.

Если налоговики пришли на предприятие и предъявляют правильно оформленное постановление на проведение выемки документов/предметов, нужно:

1. назначить лицо, которое будет ответственным за взаимодействие с ними в процессе проведения процедуры (это может быть юрист компании, главный бухгалтер, человек, который будет действовать в соответствии с законодательными нормами и исключит или минимизирует риски для компании);
2. внимательно изучить постановление и правильность его оформления (даты, имена ответственных лиц, период выемки документов, её предмет и основания);
3. подготовить технику, необходимую для копирования документации (принтер или сканер), а также — бумагу для неё;
4. собрать пакет документации согласно её перечню (соответствующие договоры, акты, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, банковские платёжки, переписку по сделке, которая интересует ФНС).

Если вы хотите, чтобы выемка не создала дополнительных проблем и была проведена без нарушения законодательных норм, обращайтесь к нам, в «АИП». Мы имеем многолетний опыт практической работы в данном направлении и организуем:

• Экспресс-сопровождение выемки — в выездном или дистанционном режиме, проведём переговоры с налоговиками по объёму и формату процедуры, проконтролируем её и правильность оформления протокола.
• Досудебную защиту — обжалование постановления о производстве выемки, действиях или, напротив, бездействии инспекторов ФНС.
• Налоговую стратегию — увяжем выемку с логикой доначислений, разработаем все необходимые пояснения и доказательства.

Помимо этого, наши специалисты разработают политику хранения документов, регламенты их оформления, передачи и прочего, «боевые папки» по ключевым сделкам.