Экспертиза подлинности подписи: когда её назначают, как проводят и как защититься при необходимости

Почерковедческая экспертиза — это один из видов экспертизы, направленной на определение подлинности подписи или записи в документе, как и факта их имитации/подделки: копирования, обводки, прочего. Её востребованность обусловлена тем, что стороны по своему делу предоставляют документы, призванные подтвердить их позицию и доказать правомерность их действий или нарушение законодательства.

В завершении почерковедческой экспертизы специалист выдаёт заключение, которое будет рассматриваться как доказательство. Сам эксперт при этом имеет право отвечать исключительно на вопросы по идентификации записей и подписи. Он не имеет права оценивать реальность сделки, её экономическую целесообразность или правовую силу документа, который ему предоставили.

Представители ФНС назначают почерковедческую экспертизу в следующих случаях, когда:

• имеются подозрения на то, что подпись руководителя/бухгалтера на договоре, акте, универсальном передаточном документе, товарно-транспортной накладной, счёте-фактуре была подделана;
• имеются подозрения на то, что доверенность или подписи на кадровой документации являются поддельными;
• выявлены противоречия в образцах подписей должностных лиц (они сильно разнятся и это видно невооружённым глазом);
• возникли споры о том, кто фактически подписывал те или иные документы у контрагента.

Нередко случается так, что привлечение эксперта по почерку и его заключение способны серьёзно усложнить жизнь налогоплательщику, особенно — если в заключении прописывают подделку подписи.

Налоговики могут назначить почерковедческую экспертизу во время камеральной и выездной налоговой проверки. Экспертизу проводят на основании Постановления.  В нём указывают следующее:

• основания для проведения;
• фамилия эксперта;
• название юрлица для проведения экспертизы;
• список вопросов и предоставляемых материалов.

Этапы проведения экспертизы при налоговой проверке:

• инспекция выносит соответствующее постановление, в котором фиксирует вопросы эксперту и список предоставляемых материалов, которые нужно проверить;
• постановление предоставляют налогоплательщику и разъясняют его права, составляя об этом протокол;
• происходит выбор эксперта или учреждения, которое проводит подобные экспертизы, специалиста предупреждают об ответственности и назначают срок проведения процедуры;
• эксперт составляет своё заключение и предоставляет оригинал в ФНС, а копию — налогоплательщику.

Что именно может исследовать и изучать эксперт в процессе?

• подписи должностных лиц, сравнивая их с образцами;
• любые рукописные записи вроде дат, фамилий, имён, отчеств, названий должностей, сумм;
• признаки подделки вроде обводок, остановок, шаблонности, нестандартных движений, тремора;
• условия выполнения подписи или записи: инструмент, которым они производились, бумага, её положение, скорость письма.

Эксперт нередко указывает, что на документах стоят подписи неустановленных лиц. Такая формулировка не очень хороша для налогоплательщика, поскольку может стать причиной отказа в вычетах по НДС. Причина — некорректное оформление документов.

Права налогоплательщика при назначении и проведении экспертизы:

• заявление отвода эксперту, назначение из своего перечня специалистов,
• уточнение/исключение некорректных вопросов эксперту, включение дополнительных вопросов;
• предоставление образцов подписей/почерка — свободных, условно свободных, экспериментальных;
• присутствие при отборе экспериментальных образов (через представителя) и фиксацию условий отбора;
• присутствие во время проведения экспертизы и предоставление объяснений эксперту при наличии разрешения налогового инспектора;
• получение копии заключения эксперта и предоставление своих объяснений, равно как и письменных возражений;
• ходатайство о проведении дополнительной, повторной, комплексной экспертизы.

Образцы подписи бывают разных видов: свободные и условно-свободные, а также — экспериментальные. Первые представлены подписями/записями, которые уже были проставлены/сделаны в документах, которые не имеют отношения к делу (то есть при условии, что должностное лицо не знало, что они могут быть использованы в качестве образцов при проведении экспертизы). Это может быть что угодно: любые документы в виде заявлений, писем, записей, доверенностей, прочего.

Вторые тоже представлены подписями или записями, которые выполнены в тех или иных документах уже после того, как делу был дан ход, но не для экспертизы. Что касается третьих, то они выполняются непосредственно в рамках экспертизы. Отбор образцов осуществляется следующим образом:

• лицо, чью подпись подвергают сомнению, многократно расписывается и от руки записывает свои фамилию, имя и отчество, должность, адреса и любые иные слова из документов, по которым имеются сомнения;
• эксперт фиксирует дату, время и место предоставления образцов, температуру, позу и условия письма, инструмент, которым оно было совершено, руку (левая/правая), а также — наличие на исполнителе очков;
• осуществляется несколько серий подписей в разных темпах, при наличии естественного стресс-фактора и без него.

Стоит знать, что к образцам подписи или почерка предъявляют целый ряд требований, обязательных к соблюдению. Свободные и условно-свободные образцы должны быть выполнены лицом, подпись которого проверяют, без сомнений. Для этого потребуются документы, не оспариваемые сторонами, оптимально — документы, которые поступают в налоговую службу. Кроме того, они должны быть такими, чтобы можно было сопоставить их с изучаемым документом по следующим параметрам:

• Время выполнения — оно должно быть максимально близким.
• Вид, значимость, целевое назначение документа, которые определяют полноту или сокращение росписи, её аккуратность/небрежность, простоту/вычурность, а следовательно — и любую возможную разницу.
• Условия выполнения документа — прибор (разные виды ручек), основа, на которой совершена подпись (бумага, её текстура, пластик), наличие разлиновки.

Важная особенность: электронная подпись (КЭП)

Что нужно сделать и о чём следует не забыть для того, чтобы прийти на процедуру забора образцов во всеоружии и исключить нарушения во время её проведения? Возьмите с собой:

• пакет свободных образцов подписи руководителя/бухгалтера за сопоставимый период (банковские карточки, приказы, доверенности, письма контрагентам);
• документы с условно свободными образцами в рамках спорной даты;
• инструкции и регламенты делопроизводства (информация о том, кто реально подписывает и какие документы, порядок делегирования подписи, доверенности).

В процессе нужно:

• Зафиксировать информацию об условиях спорной подписи: болезни/травмы руки, стресс, спешка, неудобные условия письма.
• Составить письменные замечания к постановлению, если они имеются, список вопросов эксперту от компании.

Ошибка №1: Нередко бизнес предоставляет для проведения экспертизы копии, а не оригиналы документов, из-за чего она теряет часть признаков, а следовательно — не сможет дать правильный вывод.

Как правильно? Нужно предоставлять либо оригиналы документов, либо, если это невозможно — копии высокого качества, дополнительно пояснив, почему предоставить оригиналы не представляется возможным.

Ошибка №2: Принятие всех формулировок вопросов эксперту, включая и те, в которых имеются оценочные вопросы относительно самих документов.

Как правильно? Нужно переформулировать их в идентифицирующие: к примеру — «Выполнена ли подпись Ивановым И.И.?».

Ошибка №3: Предоставление недостаточного количества свободных образцов или за слишком отдалённый период.

Как правильно? Нужно предоставить не менее десяти-двадцати документов за сходный период в сопоставимых условиях.

Ошибка №4: игнорирование заключения эксперта.

Как правильно? Нужно внимательно изучить его, подготовить возражения, если они имеются, подать ходатайство о повторной/комиссионной экспертизе, при необходимости — сделать альтернативное заключение для суда.

Бывают ситуации когда заключение эксперта говорит не в пользу проверяемой компании или не даёт конкретных ответов на поставленные вопросы, в нём содержится неоднозначная информация. Как поступать в таких ситуациях?

1. Изучить исходники эксперта: количество и качество сопоставимых образцов.
2. Проверить методику, по которой он работал: указаны ли параметры, сопоставление по группам, обоснование вывода.
3. Сослаться на условия выполнения спорной подписи (болезнь, стресс, спешка, неудобная поза, непривычный инструмент).
4. Подать ходатайство о повторной/комиссионной экспертизе в ином учреждении, у другого эксперта.
5. Усилить доказательства реальности проводимых операций в плане логистики, пропусков, GPS, переписки, фото/видео отгрузок, проведения платежей.

Мы предлагаем пакет услуг данной направленности, который включает в себя следующее:

• Помощь в подготовке пакета образцов и правильных вопросов эксперту.
• Присутствие на процедуре отбора экспериментальных образцов, фиксация условий.
• Разработка возражений на заключение, инициирование повторной/комиссионной экспертизы.

При необходимости наши специалисты свяжут экспертизу со стратегией работы компании, докажут реальность проводимых операций и исключат риски доначислений. Проходите почерковедческую экспертизу правильно и без последствий с «АИП»!